Classement et transmission des documents

Afin de faciliter le traitement de votre dossier, voici quelques indications à suivre tant pour le classement que pour la transmission.

Il vous est loisible de me transmettre vos documents tant physiquement (cfr notre page de contact) qu’électroniquement.

Il est important de rester dans une ligne de conduite et de s’y contraindre dans la durée, changer notre mode de fonctionnement trop régulièrement ne nous serait profitable ni à l’un ni à l’autre.

 

Comment classer ?

Je vous demande de faire 4 intercalaires ou répertoires distincts

  • Factures d’entrées

Toutes vos factures d’achats, tickets, souches et reçus classés par ordre de date, du plus récent (vers le haut) au plus ancien (dans le fond).

Les documents plus petits qu’une page A4 seront collés sur une page de ce format (un document par page).

Il ne devra pas y avoir d’agrafes.

Ceci permettant un scannage efficace et un traitement plus rapide de vos documents.

Veillez à ce que vos documents reprennent les mentions légales obligatoires.

  • Factures de sortie

Toutes vos factures de ventes ou notes de crédit sur ventes devront également être classées par date et ne pas comporter d’agrafes.

N’oubliez pas d’indiquer les coordonnées complètes de vos clients ainsi que leur numéro d’entreprise.

  • Extraits de banque

Classés par date et numéro d’extrait.

Un onglet par compte en banque, qu’il s’agisse d’un compte à vue, épargne ou titre.

Je privilégie les mandats CODA afin de recevoir vos extraits de manière automatique et structurée.

  • Documents divers

Copie de vos contrats de location.

Copie et relevés des contrats financiers.

Conventions liées à votre activité.

Les courriers des administrations fédérales, régionales communales ou autres (Extraits de comptes TVA, Avertissements Extraits de Rôle dit : AER, Avis de primes, …).

Quels délais ?

Pour les déclarations TVA

Les déclarations TVA mensuelles sont à déposer à l’administration pour le 20 du mois suivant le mois concerné.

Les déclarations TVA trimestrielles sont à déposer à l’administration pour le 20 du mois suivant la fin du trimestre civil venant de s’achever, soit les 20 janvier, 20 avril, 20 juillet et 20 octobre.

Merci de me transmettre vos documents pour le 10 du mois en question. Les documents seront traités par ordre d’arrivée.

Pour les assujettis franchisés, vous ne devez pas rentrer de déclaration mensuelle ou trimestrielle mais uniquement un listing annuel de vos clients. La date ultime de rentrée à l’administration est fixée au 31 mars suivant l’année écoulée. Merci de me transmettre vos informations dans le courant du mois de février.

 

Pour les déclarations fiscales

Vos documents sont à me remettre dans le courant du mois de mai suivant l’année en question.

Préambule

Les quelques publications de cette page n’ont pas vocation à être parfaites ou complètes. Elles se veulent uniquement des mises en lumière de certaines dispositions ou méthodes de travail.

Leur mise en pratique n’engagerait dès lors que vous et non son auteur.